E-arşiv de bir çeşit elektronik faturadır. E-arşiv uygulaması aracılığıyla düzenlenir ve gönderilir. E-fatura mükellefi olan işletmelerin e-fatura mükellefi olmayan işletme ve son kullanıcılara gönderdiği faturadır. e-Fatura ise sadece e-fatura kullanıcısı olan işletmelere gönderilir. Görüntü olarak e-fatura ve e-arşiv faturası arasında belirgin bir farklılık yoktur. Ancak kapsamları ve süreçleri açısından e-fatura ile e-arşiv faturası arasında bazı farklılıklar bulunur. E-fatura ve e-arşiv faturası arasındaki temel farklılıklar aşağıda verilmiştir. Bunlar:
- E-fatura sadece kurumlar arası faturalama imkanı sağlar.
- E-faturada tüm faturalar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ön kontrolden geçirilir.
- E-fatura yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı taraflar arasında gönderilir ve alınır.
- 509 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile belirlenen firmalar için e-fatura zorunludur. E-fatura geçme zorunluluğu olmayan işletmeler, dilerlerse kendi talepleriyle e-fatura sistemine başvuru yapabilirler.
- E-Arşiv faturası, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmeler ve son kullanıcılara gönderilen elektronik faturalardır. Bu faturalar, GİB e-Arşiv portal veya firmaların bilişim sistemlerine entegre e-arşiv uygulaması aracılığıyla gönderilir ve saklanır.
- E-arşiv faturasını, yıllık cirosu 5 milyon TL’nin üzerinde olan e-ticaret siteleri gönderebilir. 2019 yılında ise sadece e-ticaret sitelerinin değil yıllık cirosu belirlenen tutarın üzerinde olan tüm işletmelerin e-arşiv uygulamasını kullanması zorunlu olmuştur.
- E-arşiv uygulamasını kullanmak için e-fatura sistemine dahil olmak zorunluluğu bulunuyor.
- E-fatura sistemine dahil olmak şartıyla, dileyen her işletme e-arşiv uygulamasına geçebilir.